Rechtlicher Rahmen

Regelung

Dokumentenverwaltung im Europäischen Parlament

Unter Dokumentenverwaltung versteht man einen logischen und praktischen Ansatz für die Erstellung, Erhaltung, Nutzung und Bereitstellung von Dokumenten und der darin enthaltenen Informationen.

Mit dem Beschluss des Präsidiums vom 2. Juli 2012 über die Vorschriften zur Dokumentenverwaltung im Europäischen Parlament wurde der Rahmen für eine wirksame und umfassende Strategie für die Verwaltung der Dokumente des Parlament geschaffen.

Strategie zur Dokumentenverwaltung

Die Verpflichtung zur Transparenz

Die Geschäftsordnung stellt sicher, dass die Tätigkeiten des Europäischen Parlaments mit höchster Transparenz ausgeführt werden (Artikel 121). Außerdem sieht sie den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten vor (Artikel 122).

Die Transparenzverordnung (Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates) legt das Recht auf Zugang zu den Dokumenten des Europäischen Parlaments fest.

Eine strikte und standardisierte Dokumentenverwaltung trägt zur Einhaltung der Transparenzpflicht bei, indem sie eine effiziente Politik des öffentlichen Zugangs zu den Dokumenten des Parlaments begünstigt. Als wichtigstes Hilfsmittel dient dafür in erster Linie das elektronische Bezugsregister (EBR), das durch den Beschluss des Präsidiums vom 28. November 2001 über Vorschriften zum öffentlichen Zugang zu Dokumenten des Europäischen Parlaments geschaffen wurde.

Verantwortliches Handeln

Eine umfassende Dokumentenverwaltung erleichtert nicht nur den Austausch von Informationen, sondern hilft auch dabei, Nachweise für bestimmte Tätigkeiten zu erbringen und zu zeigen, dass das Europäische Parlament seinen rechtlichen Verpflichtungen nachkommt.

Insbesondere die Haushaltsordnung (Verordnung (EU, Euratom) Nr. 2018/1046) des Europäischen Parlaments und des Rates) fordert eine ordnungsgemäße Dokumentation, Erfassung und Ablage von Haushalts- und Finanzentscheidungen.

Das Gedächtnis des Europäischen Parlaments

Die Archiv-Verordnung (Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates) regelt, wann Dokumente in die Historischen Archive des Europäischen Parlaments überführt werden müssen, um sie aufzubewahren und für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Relevante rechtliche Dokumente

Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten

Vertrauliche Dokumente

Datenschutz

Archiv des Europäischen Parlaments

Zugang zum Archiv

Gemäß Artikel 1 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 354/83 vom 1. Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive müssen die Organe der Gemeinschaft ihre Archive 30 Jahre nach der Anfertigung der Schriftstücke oder des sonstigen Archivguts für die Öffentlichkeit zugänglich machen.

Der Zugang zu den Dokumenten kann allerdings nach Artikel 4 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission eingeschränkt werden. Das gilt insbesondere für Dokumente, deren Offenlegung die Privatsphäre und Integrität einer Einzelperson beeinträchtigen würde. Der Zugang zu diesen Dokumenten kann nach Artikel 4 Absatz 7 der genannten Verordnung für den Zeitraum eingeschränkt werden, in dem diese Schutzmaßnahme gerechtfertigt ist. Diese Beschränkung kann über die in der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 354/83 über die Freigabe der historischen Archive festgelegte Frist hinausgehen.

Bei personenbezogenen Daten müssen die Bedingungen des Artikels 10 der Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten angewandt werden. Es muss ermittelt werden, welcher Schaden für die betroffene Person durch die Freigabe der Daten entstehen könnte. Außerdem ist die Verhältnismäßigkeit bei der Verwendung der Daten für historische Forschung oder für statistische Zwecke sicherzustellen.

Darüber hinaus sorgt das Archiv für die Wahrung des Grundsatzes der Transparenz und der Zugänglichkeit aller Dokumente, die im Europäischen Parlament im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens erstellt wurden oder eingegangen sind.