Regelung
Dokumentenverwaltung im Europäischen Parlament
Unter Dokumentenverwaltung versteht man einen logischen und praktischen Ansatz für die Erstellung, Erhaltung, Nutzung und Bereitstellung von Dokumenten und der darin enthaltenen Informationen.
Mit dem Beschluss des Präsidiums vom 2. Juli 2012 über die Vorschriften zur Dokumentenverwaltung im Europäischen Parlament wurde der Rahmen für eine wirksame und umfassende Strategie für die Verwaltung der Dokumente des Parlament geschaffen.
Strategie zur Dokumentenverwaltung
- Beschluss des Präsidiums vom 2. Juli 2012 über die Vorschriften zur Verwaltung der Dokumente des Europäischen Parlaments
- Durchführungsmaßnahmen – Beschluss des Generalsekretärs vom 25. Oktober 2013 (EN)
- Aufbewahrungsliste: Das Büro des Generalsekretärs und zentrale Dienste (EN)
- Aufbewahrungsliste: DG PRES (FR)
- Aufbewahrungsliste: DG IPOL (FR)
- Aufbewahrungsliste: DG EXPO (FR)
- Aufbewahrungsliste: DG EPRS (EN)
- Aufbewahrungsliste: DG COMM (FR)
- Aufbewahrungsliste: DG PERS (FR)
- Aufbewahrungsliste: DG INLO (FR)
- Aufbewahrungsliste: DG TRAD (FR)
- Aufbewahrungsliste: DG LINC (FR)
- Aufbewahrungsliste: DG FINS (FR)
- Aufbewahrungsliste: DG ITEC (FR)
- Aufbewahrungsliste: Legal Service (FR)
- Beschluss des Präsidiums vom 1. Oktober 2018 über die Regelung über elektronische Dokumente
Die Verpflichtung zur Transparenz
Die Geschäftsordnung stellt sicher, dass die Tätigkeiten des Europäischen Parlaments mit höchster Transparenz ausgeführt werden (Artikel 121). Außerdem sieht sie den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten vor (Artikel 122).
Die Transparenzverordnung (Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates) legt das Recht auf Zugang zu den Dokumenten des Europäischen Parlaments fest.
Eine strikte und standardisierte Dokumentenverwaltung trägt zur Einhaltung der Transparenzpflicht bei, indem sie eine effiziente Politik des öffentlichen Zugangs zu den Dokumenten des Parlaments begünstigt. Als wichtigstes Hilfsmittel dient dafür in erster Linie das elektronische Bezugsregister (EBR), das durch den Beschluss des Präsidiums vom 28. November 2001 über Vorschriften zum öffentlichen Zugang zu Dokumenten des Europäischen Parlaments geschaffen wurde.
Verantwortliches Handeln
Eine umfassende Dokumentenverwaltung erleichtert nicht nur den Austausch von Informationen, sondern hilft auch dabei, Nachweise für bestimmte Tätigkeiten zu erbringen und zu zeigen, dass das Europäische Parlament seinen rechtlichen Verpflichtungen nachkommt.
Insbesondere die Haushaltsordnung (Verordnung (EU, Euratom) Nr. 2018/1046) des Europäischen Parlaments und des Rates) fordert eine ordnungsgemäße Dokumentation, Erfassung und Ablage von Haushalts- und Finanzentscheidungen.
Das Gedächtnis des Europäischen Parlaments
Die Archiv-Verordnung (Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates) regelt, wann Dokumente in die Historischen Archive des Europäischen Parlaments überführt werden müssen, um sie aufzubewahren und für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen.
Relevante rechtliche Dokumente
Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten
- Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission
- Vorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Europäischen Parlaments, Beschluss des Präsidiums vom 28. November 2001
Vertrauliche Dokumente
- Rahmenvereinbarung über die Beziehungen zwischen dem Europäischen Parlament und der Europäischen Kommission vom 20. Oktober 2010
- Interinstitutionelle Vereinbarung zwischen dem Europäischen Parlament und dem Rat über die Übermittlung an und die Bearbeitung durch das Europäische Parlament von im Besitz des Rates befindlichen Verschlusssachen in Bezug auf Angelegenheiten, die nicht unter die Gemeinsame Außen- und Sicherheitspolitik fallen
- Beschluss des Präsidium vom 15. April 2013 über die Vorschriften zur Behandlung vertraulicher Informationen durch das Europäische Parlament
- Detaillierte Anweisungen für die Handhabung zur Erleichterung der Umsetzung des Beschlusses des Präsidiums auf Verwaltungsebene, angenommen vom Generalsekretär am 10. Februar 2014 und 4. Februar 2016
- Beschluss des Generalsekretärs zu den Anweisungen für die Handhabung vom 10. Februar 2014 (EN)
- Beschluss des Generalsekretärs zu den Anweisungen für die Handhabung vom 4. Februar 2016 (EN)
- Anweisungen für die Handhabung, Nr. 1 (EN)
- Anweisungen für die Handhabung, Nr. 2 (EN)
- Anweisungen für die Handhabung, Nr. 3
- Anweisungen für die Handhabung, Nr. 4
- Anweisungen für die Handhabung, Nr. 5
- Anweisungen für die Handhabung, Nr. 6 (EN)
- Anweisungen für die Handhabung, Nr. 7
- Anweisungen für die Handhabung, Nr. 8
- Anweisungen für die Handhabung, Nr. 9 (EN)
- Anweisungen für die Handhabung, Nr. 11 (EN)
- Anweisungen für die Handhabung, Nr. 12 (EN)
Datenschutz
- Durchführungsbestimmungen für die Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 im Europäischen Parlament, Beschluss des Präsidiums vom 17. Juni 2019 (EN)
Archiv des Europäischen Parlaments
- Verordnung des Rates über die Freigabe der historischen Archive für die Öffentlichkeit – Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/1983
- Verordnung des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/1983 – Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003
- Verordnung des Rates zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/1983 – Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2015/496
Zugang zum Archiv
Gemäß Artikel 1 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 354/83 vom 1. Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive müssen die Organe der Gemeinschaft ihre Archive 30 Jahre nach der Anfertigung der Schriftstücke oder des sonstigen Archivguts für die Öffentlichkeit zugänglich machen.
Der Zugang zu den Dokumenten kann allerdings nach Artikel 4 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission eingeschränkt werden. Das gilt insbesondere für Dokumente, deren Offenlegung die Privatsphäre und Integrität einer Einzelperson beeinträchtigen würde. Der Zugang zu diesen Dokumenten kann nach Artikel 4 Absatz 7 der genannten Verordnung für den Zeitraum eingeschränkt werden, in dem diese Schutzmaßnahme gerechtfertigt ist. Diese Beschränkung kann über die in der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 354/83 über die Freigabe der historischen Archive festgelegte Frist hinausgehen.
Bei personenbezogenen Daten müssen die Bedingungen des Artikels 10 der Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten angewandt werden. Es muss ermittelt werden, welcher Schaden für die betroffene Person durch die Freigabe der Daten entstehen könnte. Außerdem ist die Verhältnismäßigkeit bei der Verwendung der Daten für historische Forschung oder für statistische Zwecke sicherzustellen.
Darüber hinaus sorgt das Archiv für die Wahrung des Grundsatzes der Transparenz und der Zugänglichkeit aller Dokumente, die im Europäischen Parlament im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens erstellt wurden oder eingegangen sind.