Von der anfänglichen Parlamentarischen Versammlung bis zum Europäischen Parlament hat sich die Verwaltung der Institution im Gleichschritt mit der sich herausbildenden Rolle des Parlaments innerhalb der EU und bei den Außenbeziehungen entwickelt. In der Geschäftsordnung des Parlaments, in der seine Befugnisse, Verfahren und Ämter umfassend beschrieben werden, ist dargelegt, wie diese Verwaltungseinheiten funktionieren sollen. In der Geschäftsordnung sind ebendiese parlamentarischen Leitungsorgane und ein Generalsekretariat innerhalb des Parlaments vorgesehen und ihre Aufgaben werden darin erläutert.
Was sich im Archiv befindet
Der Bestand besteht im Wesentlichen aus den Arbeitsdokumenten, den Sitzungsprotokollen, den Tätigkeitsberichten und aus anderen von den Leitungsorganen erstellten Dokumenten, die in der Folge beschrieben werden. Abgesehen davon, dass sie Informationen zu diesen Gruppen beinhalten, verweisen diese Dokumente auch auf die Autonomie des Parlaments bei der Organisation seiner Arbeit.
Sitzung des erweiterten Präsidiums im Jahr 1987 © Europäische Gemeinschaften 1987
Die Konferenz der Präsidenten
In der Konferenz der Präsidenten kommen der Präsident und die Vorsitzenden der Fraktionen zusammen. Dieses politische Organ ist für die Organisation der Arbeit des Europäischen Parlaments, die Planung der Legislativtätigkeit und für die Festlegung der Zuständigkeiten und der Zusammensetzung der parlamentarischen Ausschüsse und Delegationen verantwortlich. Die Dokumente aus den Sitzungen der Konferenz der Präsidenten werden seit 1993 aufbewahrt, wenngleich die Vorsitzenden der Fraktionen bereits seit 1958 an den Sitzungen des Präsidialausschusses teilnehmen.
Sitzung der Konferenz der Präsidenten im September 1984 © Europäische Gemeinschaften 1984
Das Präsidium
Das Präsidium besteht aus dem Präsidenten des Europäischen Parlaments, den 14 Vizepräsidenten sowie den fünf Quästoren, die eine beratende Funktion haben. Es ist das Leitungsorgan des Europäischen Parlaments. Es erstellt Voranschläge für den Haushalt des Europäischen Parlaments und beschäftigt sich mit Verwaltungs-, Haushalts-, Personal- und Organisationsangelegenheiten. Seit der Anfangszeit der Gemeinsamen Versammlung der EGKS nehmen die Vorsitzenden der politischen Fraktionen regelmäßig an den Sitzungen des sogenannten „erweiterten Präsidiums“ teil. Es sind Dokumente aus den Präsidiumssitzungen seit 1952 sowie Dokumente aus den Arbeitsgruppen, die innerhalb des Präsidiums eingerichtet wurden, erhalten.
Die Quästorengruppe
Dieses auch Kollegium der Quästoren genannte Organ innerhalb des Europäischen Parlaments ist mit den Verwaltungs- und Finanzaufgaben betraut, die die Abgeordneten und ihre Arbeitsbedingungen direkt betreffen. Dokumente aus den Sitzungen der Quästorengruppe werden seit 1977 aufbewahrt, als das Präsidium Bestimmungen über die Einrichtung und die Befugnisse der Quästoren annahm. Die im Archiv enthaltenen Mitteilungen an die Mitglieder und themenbezogenen Akten bezüglich Sicherheit, Gebäude sowie Abgeordneten- und Personalverwaltung zeigen deutlich die vorwiegend administrativen Aufgaben der Quästoren.
Die Konferenz der Ausschussvorsitze
Dieser Konferenz gehören die Vorsitzenden aller ständigen und nichtständigen Ausschüsse an. Sie ist für eine bessere Zusammenarbeit zwischen den einzelnen parlamentarischen Ausschüssen zuständig. Seit 1983 sind ihre Sitzungen allmählich zu einer Dauereinrichtung geworden, um auf den Koordinierungsbedarf seitens der Ausschüsse bei der Erstellung der Tagesordnung für die Plenarsitzungen durch das erweiterte Präsidium zu reagieren. Bereits in der ersten Geschäftsordnung der Gemeinsamen Versammlung der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl (EGKS) in den Jahren 1952 und 1953 wird auf einen Präsidialausschuss, in dem die Vorsitzenden der allgemeinen Ausschüsse zusammenkommen, Bezug genommen.
Sitzung der Konferenz der Ausschussvorsitze im Jahr 2012 © Europäische Union 2012 – Europäisches Parlament
Die Konferenz der Delegationsvorsitze
Diese Gruppe prüft in periodischen Abständen alle Fragen im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Funktionsfähigkeit der interparlamentarischen Delegationen und der Delegationen in gemischten parlamentarischen Ausschüssen. Nur eine geringe Zahl an Sitzungsakten wird seit 1980 im Archiv aufbewahrt.