Règlement
Administration des documents du Parlement européen
L’administration des documents repose sur une approche logique et pratique de la création, de la tenue, de l’utilisation et de la mise à disposition de documents, ainsi que des informations qu’ils contiennent.
La décision du Bureau du 2 juillet 2012 concernant les règles sur l’administration des documents du Parlement européen a défini le cadre pour une politique d’administration appropriée et complète des documents de l’institution.
Politique d’administration des documents
- Décision du Bureau du 2 juillet 2012 concernant les règles sur l’administration des documents du Parlement européen
- Mesures d’application – Décision du secrétaire général du 25 octobre 2013
- Retention schedule : SG Office and central services (EN)
- Retention schedule : DG PRES
- Retention schedule : DG IPOL
- Retention schedule : DG EXPO
- Retention schedule : DG EPRS (EN)
- Retention schedule : DG COMM
- Retention schedule : DG PERS
- Retention schedule : DG INLO
- Retention schedule : DG TRAD
- Retention schedule : DG LINC
- Retention schedule : DG FINS
- Retention schedule : DG ITEC
- Retention schedule : Legal Service
- Décision du Bureau du 1er octobre 2018 sur les dispositions relatives aux documents électroniques.
Veiller au respect des obligations de transparence
Le règlement intérieur du Parlement européen garantit une transparence maximale dans le déroulement des activités du Parlement européen (article 121), ainsi que l’accès du public aux documents (article 122).
Le règlement relatif à la transparence (règlement (CE) nº 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil) définit le droit d’accès aux documents du Parlement européen.
Une administration des documents rigoureuse et homogène contribue au respect des obligations de transparence, en favorisant une politique efficiente d’accès du public aux documents du Parlement européen, dont l’instrument facilitateur principal est le registre électronique de références (RER), créé en vertu de la décision du Bureau du 28 novembre 2001 qui fixe la réglementation concernant l’accès du public aux documents du Parlement européen.
Faire preuve de responsabilité
Une politique complète d’administration des documents permet également de faciliter l’échange d’informations, de présenter plus aisément des preuves des opérations menées et de démontrer que le Parlement européen respecte ses obligations légales.
ILe règlement relatif aux règles financières (règlement (UE, Euratom) nº 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil), en particulier, exige que les décisions budgétaires et financières soient correctement documentées, enregistrées et conservées.
Préserver la mémoire du Parlement européen
Le règlement relatif aux archives (règlement (CEE, Euratom) nº 354/83 du Conseil) définit les conditions dans lesquelles des documents doivent être transmis aux archives du Parlement européen afin d’être conservés et mis à la disposition du public.
Documents juridiques associés
Accès du public aux documents
- Règlement (CE) nº 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission
- Réglementation concernant l’accès du public aux documents du Parlement européen, décision du Bureau du 28 novembre 2001
Documents confidentiels
- Accord-cadre du 20 octobre 2010 sur les relations entre le Parlement européen et la Commission européenne
- Accord interinstitutionnel entre le Parlement européen et le Conseil relatif à la transmission au Parlement européen et au traitement par celui-ci des informations classifiées détenues par le Conseil concernant des questions autres que celles relevant de la politique étrangère et de sécurité commune
- Décision du Bureau du 15 avril 2013 sur la réglementation relative au traitement administratif des documents confidentiels par le Parlement européen
- Les instructions de traitement, adoptées par le secrétaire général le 10 février 2014 et le 4 février 2016, exposent en détail les mesures d’application visant à faciliter la mise en œuvre de la décision du Bureau au niveau administratif.
- Décision du secrétaire général sur les instructions de traitement 10 février 2014 (EN)
- Décision du secrétaire général sur les instructions de traitement 4 février 2016 (EN)
- Instructions de traitement 1 (EN)
- Instructions de traitement 2 (EN)
- Instructions de traitement 3
- Instructions de traitement 4
- Instructions de traitement 5
- Instructions de traitement 6 (EN)
- Instructions de traitement 7
- Instructions de traitement 8
- Instructions de traitement 9 (EN)
- Instructions de traitement 11 (EN)
- Instructions de traitement 12
Protection des données
- Dispositions d’exécution pour le règlement nº 2018/1725 au Parlement européen, décision du Bureau du 17 juin 2019 (EN)
Archives du Parlement européen
- Règlement du Conseil concernant l’ouverture au public des archives historiques – Règlement (CEE, Euratom) nº 354/1983
- Règlement du Conseil modifiant le règlement (CEE, Euratom) nº 354/83 – Règlement (CE, Euratom) nº 1700/2003
- Règlement du Conseil modifiant le règlement (CEE, Euratom) nº 354/83 – Règlement (UE) nº 2015/496
Accès aux archives
Conformément à l’article premier du règlement (CE, Euratom) nº 354/83 du 1er février 1983 concernant l’ouverture au public des archives historiques, les institutions de l’Union rendent leurs archives accessibles au public après un délai de trente ans suivant la date de production des documents et des objets.
Néanmoins, l’accès aux documents conservés peut être limité en vertu de l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) nº 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (en particulier les documents dont la divulgation porterait préjudice à la vie privée et à l’intégrité de la personne concernée). Conformément à l’article 4, paragraphe 7, du règlement, cette restriction peut être appliquée lors d’une période durant laquelle une protection est justifiée et, si nécessaire, au-delà de la période normale de mise à la disposition du public prévue par le règlement (CE, Euratom) nº 354/83 concernant l’ouverture au public des archives historiques.
En cas de données à caractère personnel, les conditions de l’article 10 du règlement (CE) nº 2018/1725 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel s’appliquent pour déterminer le type de dommage que causerait la communication des données à la personne concernée et garantir la proportionnalité lors de l’utilisation des données à des fins de recherches historiques ou de statistiques.
De même, les archives veillent au respect du principe de transparence et d’accessibilité pour tous les documents élaborés ou reçus par le Parlement européen dans le contexte de la procédure législative.