Plenartagung in Straßburg im Oktober 1978 - Abstimmung © Europäische Gemeinschaft 1978
Hintergrund
Die Tätigkeit des Referats Archiv wird durch die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/1983 des Rates vom 1. Februar 1983 (zuletzt geändert durch die Verordnung (EU) Nr. 2015/496 des Rates vom 17. März 2015) über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft geregelt. Die Verordnung verpflichtet die Organe der EU dazu, die Archive zu pflegen und die bereits für die Öffentlichkeit zugänglich gemachten Archive nach einer gewissen Zeit im gemeinsamen Historischen Archiv der Europäischen Union (HAEU) am Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz zu hinterlegen. Gemäß Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung veröffentlicht jedes Organ jährlich eine Mitteilung über seine Aktivitäten im Bereich der historischen Archive. Dieser Verpflichtung kommt das Parlament mit dem Jahresbericht über das Archiv des Europäischen Parlaments nach.
Das Referat Archiv verwaltet und verwahrt seit 1952 die offiziellen Dokumente des Parlaments und sonstiges Archivmaterial, darunter auch von einzelnen Abgeordneten hinterlegte Unterlagen. Entsprechend dem Beschluss des Parlamentspräsidiums vom 2. Juli 2012 über die Vorschriften für die Verwaltung der Dokumente ist das Referat für die Beschaffung, die Lagerung, die Bearbeitung und die Zugänglichkeit der offiziellen Dokumente des Parlaments zuständig. Diese Dokumente stellt es zum einen intern den Abgeordneten und der Verwaltung zur Verfügung, zum anderen macht es sie für externe Organisationen und die Bürger zugänglich, insbesondere für Forschende und Fachleute der Geschichtswissenschaft. Mit entsprechenden Hilfsmitteln macht das Referat den einfachen Zugriff auf die Informationen übers Internet möglich. Es unterstützt Forschende, die sich mit der Geschichte des Parlaments und dem europäischen Einigungsprozess befassen, und veröffentlicht historische Studien, die auf der Grundlage der Archive durchgeführt wurden. Dabei greift das Referat auf sämtliche dokumentarische, redaktionelle und akademische Verbreitungsmittel zurück. Durch die enge Zusammenarbeit mit dem HAEU fördert das Referat Archiv außerdem die Nutzung der Archive und die Auseinandersetzung mit der Geschichte des Parlaments.
Unsere Aufgaben
Das Sammeln von Dokumenten ist für die Einrichtung und Erhaltung des Archiverbes besonders wichtig. Jedes Jahr erhält das Archiv des Europäischen Parlaments bis zu 1 000 Regalmeter an neuen Dokumenten.
Im Archiv werden Dokumente aufbewahrt, die das Parlament im Rahmen seiner Tätigkeiten und Aufgaben erstellt und erhält. Die Bestände des Archivs umfassen sowohl Dokumente im Papierformat als auch digitale Texte, Fotos und Ton- oder Videoaufnahmen.
Nach dem Eingang im Archiv werden die Dokumente sorgfältig abgelegt und beschrieben, um auch nach der Archivierung zugänglich zu bleiben. Sie werden nach Urheber sortiert und entsprechend der Organisation und der Verfahren des Organs in ein hierarchisch organisiertes Ablagesystem eingeordnet.
Damit sie dauerhaft erhalten bleiben, werden alle Dokumente in ein digitales Format gebracht bzw. in PDF/A-Format umgewandelt. Anschließend legen wir die Dokumente entsprechend ihrer Klassifizierung und Beschreibung in unserer Datenbank ab.
Die öffentlichen Archivbestände auf Papier werden beim HAEU in Florenz hinterlegt. Bestände, deren Einsichtnahme beschränkt ist, verwahren wir in unserem gesicherten Lager im Konrad-Adenauer-Gebäude in Luxemburg.