Séance plénière à Strasbourg en octobre 1978 - vote © Communauté européenne 1978
Contexte
L’activité de l’unité des archives est régie par le règlement (CEE, Euratom) nº 354/1983 du Conseil du 1er février 1983, tel que modifié par le règlement (UE) nº 2015/496 du Conseil du 17 mars 2015, concernant l’ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l’énergie atomique. Ce règlement prévoit l’obligation légale pour les institutions de l’Union de conserver leurs archives et, après un certain temps, de verser celles qui sont déjà « accessibles au public » aux archives historiques de l’Union européenne (AHUE), qui se trouvent à l’Institut universitaire européen à Florence. L’article 9, paragraphe 2, dudit règlement dispose que « chaque institution publie annuellement une information concernant ses activités en matière d’archives historiques ». Le rapport annuel d’information sur les archives du Parlement européen répond à cette obligation.
L’unité des archives du Parlement gère et conserve les documents officiels du Parlement européen et d’autres matériaux d’archives depuis 1952, y compris les documents déposés par les députés. Formellement, comme demandé dans la décision du Bureau du Parlement européen du 2 juillet 2012 sur la gestion des documents au sein du Parlement, l’unité est chargée de l’acquisition, du stockage, du traitement et de l’accessibilité des documents officiels de l’institution. Elle met à disposition ces documents, tant en interne aux députés et aux membres de l’administration qu’en dehors de l’institution aux organisations et aux citoyens, notamment aux chercheurs et aux historiens, « par la mise en place d’outils qui facilitent l’accès en ligne à l’information ». Elle apporte son aide aux chercheurs qui se consacrent à l’histoire du Parlement et de l’intégration européenne et publie des études historiques fondées sur les archives en ayant recours à tout « moyen de diffusion documentaire, éditoriale ou académique ». Elle travaille, en étroite collaboration avec les AHUE, à la promotion de l’utilisation des archives et de l’étude de l’histoire du Parlement.
Que faisons-nous ?
La collecte de documents représente un aspect essentiel de la constitution et de la tenue du patrimoine archivistique. Chaque année, les archives du Parlement reçoivent jusqu’à 1 000 mètres linéaires de nouveaux documents.
Les archives stockent les documents publics créés et reçus par le Parlement dans le cadre de ses activités et missions. Cet ensemble de documents se compose de textes imprimés ou numériques, de photographies et d’enregistrements audio ou vidéo.
Les documents reçus doivent être classés et décrits afin de rester accessibles après leur archivage. Ils sont triés par créateur et intégrés dans un système de classement des archives, qui détermine l’organisation et les procédures de l’institution.
Tous les documents sont numérisés ou convertis au format PDF/A, ce qui garantit leur conservation durable. Une fois au format numérique, les documents sont versés dans la base de données des archives en fonction de leur classement et de leur description.
Les archives papier publiques sont envoyées aux AHUE à Florence, tandis que les documents dont la communication est limitée sont conservés dans les locaux de stockage sécurisés du bâtiment Konrad Adenauer à Luxembourg.